Ich habe beschlossen, mich auf meine Aktivitäten (Training, Lehre, Services) für knowvis - Wissen visualisieren zu konzentrieren. Meine Kompetenzen für das Verschriftlichen von Wissen werde ich dafür nutzen. Auch ein guter Text visualisiert Wissen.

Die Seiten hier bleiben als Archiv erhalten. Unter anderem finden sie darin mein Whitepaper “Warum schreiben meine Mitarbeiter nichts auf“. Und mich finden Sie auf knowvis - Wissen visualisieren.

Dafür müssen Sie keine besonderen grafischen oder softwaretechnischen Begabungen besitzen. Denn unsere Trainings helfen Ihnen auf einfache Weise mehr aus Ihrem Wissen zu machen. Kursprogramm.

“Man muss etwas Neues machen, um etwas Neues zu sehen.“ (Georg Christoph Lichtenberg)

Foto: Annette Hexelschneider

Das Tool existiert schon einige Zeit. Hergestellt vom Institute for the Future of the Book, einem “New York-based think tank dedicated to inventing new forms of discourse for the network age”.

Diese Woche wurde eine vollständig überarbeitete Version von Commentpress veröffentlicht. Selten ist gemeinsames Arbeiten an einem Text so einfach und sieht außerdem so inspirierend gut aus.

Downloadbar hier. Ein Beispiel ist u.a. hier zu sehen.

Wie bei allen diesen Tools gilt es auch hier ein Auge auf Motivatoren und Barrieren für das gemeinsame Schreiben zu haben und ein Auge auf die Mehrdimensionalität virtueller Teamarbeit.

In meinem Whitepaper „Warum schreiben meine Mitarbeiter nichts auf?“ bin ich u.a. auf das Firmenklima eingegangen (Seiten 6 - 8):

„Das in einer Firma herrschende Klima erleichtert oder erschwert es, Mitarbeiter zum Verschriftlichen von Wissen zu motivieren. … Jeder Manager, jeder Wissensmanager sollte zu einem Teil seiner Arbeit Organisationsklima-Forscher sein und einen gesunden Klima-Wandel herbeizuführen versuchen.“

Im Whitepaper spreche ich über das Firmenklima und seine Verbesserungen aus Organisations- und Wissensmanagement-Sicht. Heute möchte ich noch einen Tipp auf der Schreib-Ebene hinzufügen.

Viele Texte im beruflichen Umfeld entstehen in Zusammenarbeit mehrerer KollegInnen, z.B. in Teams oder Communities. Das vorherrschende Klima, unterschiedliche Temperamente und Zeitdruck beeinflussen die Textentstehung, damit die Textqualität und nachfolgend die Chance, ob dieses Wissen transferiert werden kann.

In der aktuellen Ausgabe der Zeitschrift „Business Communication Quarterly“ berichtet Daphne A. Jameson in ihrem Artikel „Management Consulting and Teaching: Lessons Learned Teaching Professionals to Control Tone in Writing“, das es wesentlich schwerer ist, den Ton in schriftlicher Kommunikation und in Texten zu gestalten, als zu versuchen deutlich zu schreiben.
Kommunikation/Texte, in denen sich die Schreiberin/der Schreiber verteidigt beeinflussen die Effektivität in der Arbeit einer Gruppe negativ. Das passiert durch

1. die Beurteilung anderer,
2. Versuche andere zu steuern oder zu manipulieren,
3. Gefühle anderer zu ignorieren,
4. sich über andere zu erheben,
5. Meinungen als absolute Wahrheit darzustellen, obwohl die vorliegenden Informationen noch nicht vollständig sind.

Wenn Sie also zusammen Texte produzieren bzw. dazu kommunizieren, empfiehlt die Autorin entsprechend eine Studie von J.R. Gibbs:

1. eine Situation, Lage, Problem mittels Fakten unaufgeregt zu beschreiben
2. einen problemorientierten Ansatz zu wählen; um mit anderen zusammenzuarbeiten, spontan, ehrlich und geradeaus zu anderen zu sein,
3. einfühlsam mit anderen zu kommunizieren,
4. die Qualitäten anderer zu sehen und wertzuschätzen,
5. Meinungen als provisorisch anzunehmen, bis ausreichend Erfahrung vorliegt.

Damit der gute Wille nicht zu einer ängstlichen Einengung beim Schreiben führt, sollte im ersten Durchgang der Text erst einmal hintereinander weg geschrieben werden. Danach beim Editieren können Textstellen positiv im o.g. Sinne überarbeitet werden. Das bedeutet nicht unkritisch zu sein, sondern eher so mit den anderen zusammenzuarbeiten, wie wir selbst möchten, das mit uns zusammengearbeitet wird.

Quelle:
Daphne A. Jameson (2009) Management Consulting and Teaching: Lessons Learned Teaching Professionals To Control Tone in Writing. In: Business Communication Quarterly 2009 72: 333-338

Foto: Von egphotlog aus SXC

“Business managers seem to believe that, once they’ve clicked through a PowerPoint presentation showcasing their conclusions, they’ve successfully communicated their ideas. What they’ve done is share data.
… much more than being about graphics, the visual display that we create to present information are essentially about communication.“ [1]

Das gilt auch für Texte. Warum sollen Ihre Leser Ihren Statistik-Text lesen? Statistiken sind Zahlen, um ihnen eine Bedeutung zu geben, müssen Sie den LeserInnen den Wert dieser Informationen zeigen.
Was sind die Ziele Ihres Textes? Aufmerksamkeit wecken oder verschiedene Perspektiven zeigen oder Kontext liefern oder informieren oder argumentieren. [2] Wenn Sie sich darüber klar sind, begleitet Sie das Büchlein Schritt für Schritt zum Text:

• inverted pyramid writing,
• first paragraph,
• good writing techniques,
• headlines,
• graphs,
• tables,
• maps,
• make the numbers stick.

Meinen Unterricht zur Visualisierung von Informationen beginne ich mit statistischen Texten. Erst danach folgen Grafiken. Eine verständliche Grafik benötigt eine verständliche Geschichte.
Kleine Übungen helfen, Schreibblockaden zu überwinden. Statistik Austria bietet vielfältige Statistiken on-line kostenlos an. Suchen sie eine Statistik aus, die Ihnen zu denken gibt. So ist Ihre kreative Neugier geweckt, sowie die Lust darüber nachzudenken und das Ergebnis aufzuschreiben. Schreiben Sie einen Absatz, der schildert, was Sie in der Statistik verblüffend, empörend, lustig, … finden.
Im letzten Semester habe ich mit den StudentInnen eine Statistik angesehen, die zeigt wie sich Männer und Frauen in Österreich weiterbilden, wer das in der Arbeitszeit und wer das außerhalb der Arbeitszeit tut. Es war eine Freude allein die Vielfalt an neugierig machenden Überschriften für die Texte zu sehen. Und - was auch das Büchlein hervorhebt - für einen statistischen Text reichen weit weniger Zahlen aus, als man zuerst annimmt. Für den Text zur Statistik der Weiterbildung kamen StudentInnen teilweise mit sehr wenigen Zahlen aus, die Situation konnte allein mit Vergleichen ausreichend deutlich dargestellt werden.

Der Wechsel der Perspektive ist ebenfalls eine gute Übung. Wir haben die Statistik über die Ein- und Ausfuhr von Kunstgütern nach/aus Österreich mit den Augen der zuständigen Ministerin, eines provokativen österreichischen Malers/Aktionskünstlers und einer deutschen Bildhauerin betrachtet. Ein Weg zur Kreativität, der Spaß machen kann.
So inspiriert lässt sich sicher auch die „Geschichte“ in Ihren Firmen-Statistiken finden.

Statistik Austria

Foto: Von lusi aus SXC

Quellen:
(1) Heath, Ch., & Heath, D. (2007). Made to Stick. New York, Random House.
(2) ] UNITED NATIONS ECONOMIC COMMISSION FOR EUROPE. (February 2006). Making Data Meaningful – A Guide to writing stories about numbers

Nachhaltigkeit
„Die Mühen der Berge haben wir hinter uns, vor uns liegen die Mühen der Ebene.“ (Bertolt Brecht)

Ihre Mitarbeiter schreiben dort Wissen auf, wo es benötigt wird. Ein „bergiger“ Weg zu diesem Ziel liegt hinter Ihnen allen. Dafür gebührt denen, die mitgemacht haben Anerkennung und Wertschätzung. Vielleicht ein kleines Fest, auf dem auf humorvolle & kreative Art die zurückliegende Wegstrecke visualisiert wird? Das ist ein positives Signal für alle Beteiligten. Und auch die (noch) nicht Beteiligten!

Danach sollten Sie sich um die Verankerung der erreichten Veränderungen kümmern. Dafür möchte ich Ihnen mehrere Ideen auf Ihren Weg durch die „Ebene“ mitgeben:

• Wissen sollte dort und nur dort aufgeschrieben werden, wo es im Arbeitsprozess schriftlich benötigt wird. “Just as a nervous system acts as a conduit between what the brain knows and what the body does, so should the KM function be designed to link knowledge and action together.” [Smith, McKeen and Singh 2006] Dies gilt für Knowledge Mangement (KM) generell, wie für das Verschriftlichen von Wissen. „In einer gelungenen knowledge-action-Beziehung wird knowledge für action geliefert und aus action knowledge gewonnen. Eine gelungene knowledge-action-Beziehung generiert kontinuierlich verbesserte knowledge in diesem „Kreislauf“.“ [Hexelschneider 2007]
• Falls neue oder noch nicht entdeckte Barrieren auftauchen, nehmen Sie sich dieser an.
• Motivation zu versuchen ist ein andauernder Prozess, fein abgstimmt auf den knowledge-action-Kreislauf.
• Kompetenzen sollten ausreichend entwickelt werden.
• Für die Verankerung braucht es Mitarbeiter, die sich darum kümmern. Das bedeutet nicht, das sie sich ausschließlich darum kümmern. Es sind eher Menschen, “who really get into knowledge sharing. They are like a bright light. We make sure the beacons are spread across the floor so they shine on as many people as possible and we keep their energy up by heaping praise on their good work.” [Callahan 2009]

„Zwischen Reden und Tun liegt das Meer.“ (Italienisches Sprichwort)

Ich unterstütze Sie gern bei der „Überfahrt“ mit den Hilfen, die Sie benötigen.
Ob bei der Evaluation Ihrer Situation, bei der Analyse von Problemfeldern, mit geeigneten Inhalte-Strategien, der Konzeption und Betreuung von kleinen aktiven Trainings, … - „Hilfe zur Selbsthilfe geben“ ist mein Motto. Damit Sie die benötigten Kompetenzen entwickeln können und so den Schritt zur Verankerung der Veränderungen gehen.

Quellen:
[Smith, McKeen and Singh 2006] Smith, Heather A., McKeen, James D., Singh, Satyendra: Making knowledge work: five principles for action-oriented knowledge management. In: Knowledge Management Research & Practice, H. 4, S.116–124, 2006

[Hexelschneider 2007] Hexelschneider, Annette: Review des Artikels „Making knowledge work: five principles for action-oriented knowledge management“. In: Blog Wissensmanagement 2.0, 16.11.2007. http://wissensmanagement.terapad.com/index.cfm?fa=contentNews.newsDetails&newsID=41588&from=archive [zugegriffen 11.06.2009]

[Callahan 2009] Callahan, Shwan: Vital behaviours for knowledge sharing. In: Blog anecdote© Putting stories to workTM, 24.04.2009. http://www.anecdote.com.au/archives/2009/04/vital_behaviour_1.html [zugegriffen 11.06.2009]

Foto: Von mrwrite aus SXC

Bisher in der Reihe “Warum schreiben meine Mitarbeiter nichts auf?” erschienen:
Teil 1: Einführung, Teil 2: Ein Zeichen setzen, Teil 3: Das Firmenklima kritisch betrachten, Teil 4: Barrieren beseitigen, Teil 5: Motiviation versuchen, Teil 6: Kompetenzen entwickeln.