Der Ton macht die Musik…

… auch beim Schreiben im beruflichen Umfeld.

In meinem Whitepaper „Warum schreiben meine Mitarbeiter nichts auf?“ bin ich u.a. auf das Firmenklima eingegangen (Seiten 6 - 8):

„Das in einer Firma herrschende Klima erleichtert oder erschwert es, Mitarbeiter zum Verschriftlichen von Wissen zu motivieren. … Jeder Manager, jeder Wissensmanager sollte zu einem Teil seiner Arbeit Organisationsklima-Forscher sein und einen gesunden Klima-Wandel herbeizuführen versuchen.“

Im Whitepaper spreche ich über das Firmenklima und seine Verbesserungen aus Organisations- und Wissensmanagement-Sicht. Heute möchte ich noch einen Tipp auf der Schreib-Ebene hinzufügen.

Viele Texte im beruflichen Umfeld entstehen in Zusammenarbeit mehrerer KollegInnen, z.B. in Teams oder Communities. Das vorherrschende Klima, unterschiedliche Temperamente und Zeitdruck beeinflussen die Textentstehung, damit die Textqualität und nachfolgend die Chance, ob dieses Wissen transferiert werden kann.

In der aktuellen Ausgabe der Zeitschrift „Business Communication Quarterly“ berichtet Daphne A. Jameson in ihrem Artikel „Management Consulting and Teaching: Lessons Learned Teaching Professionals to Control Tone in Writing“, das es wesentlich schwerer ist, den Ton in schriftlicher Kommunikation und in Texten zu gestalten, als zu versuchen deutlich zu schreiben.
Kommunikation/Texte, in denen sich die Schreiberin/der Schreiber verteidigt beeinflussen die Effektivität in der Arbeit einer Gruppe negativ. Das passiert durch

  1. die Beurteilung anderer,
  2. Versuche andere zu steuern oder zu manipulieren,
  3. Gefühle anderer zu ignorieren,
  4. sich über andere zu erheben,
  5. Meinungen als absolute Wahrheit darzustellen, obwohl die vorliegenden Informationen noch nicht vollständig sind.

Wenn Sie also zusammen Texte produzieren bzw. dazu kommunizieren, empfiehlt die Autorin entsprechend eine Studie von J.R. Gibbs:

  1. eine Situation, Lage, Problem mittels Fakten unaufgeregt zu beschreiben
  2. einen problemorientierten Ansatz zu wählen; um mit anderen zusammenzuarbeiten, spontan, ehrlich und geradeaus zu anderen zu sein,
  3. einfühlsam mit anderen zu kommunizieren,
  4. die Qualitäten anderer zu sehen und wertzuschätzen,
  5. Meinungen als provisorisch anzunehmen, bis ausreichend Erfahrung vorliegt.

Damit der gute Wille nicht zu einer ängstlichen Einengung beim Schreiben führt, sollte im ersten Durchgang der Text erst einmal hintereinander weg geschrieben werden. Danach beim Editieren können Textstellen positiv im o.g. Sinne überarbeitet werden. Das bedeutet nicht unkritisch zu sein, sondern eher so mit den anderen zusammenzuarbeiten, wie wir selbst möchten, das mit uns zusammengearbeitet wird.

Quelle:
Daphne A. Jameson (2009) Management Consulting and Teaching: Lessons Learned Teaching Professionals To Control Tone in Writing. In: Business Communication Quarterly 2009 72: 333-338

Foto: Von egphotlog aus SXC

Oktober 11, 2009 | Filed Under 1. Fachwissen verschriftlichen, Artikel, Hilfen, Tipps & Tricks 

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