Warum schreiben meine Mitarbeiter nichts auf?- Teil 4

Inspirationen für Manager, Wissensmanager und andere Betroffene, um Motivatoren zu nutzen, Barrieren zu überwinden, Kreativität zuzulassen und Fitness zu trainieren.

Barrieren beseitigen
Barrieren kann man nachhaltig nur wegräumen, wenn man dabei die Situation rechts und links neben der Barriere betrachtet. In der Einleitung habe ich den schwierigen Charakter von Barrieren angesprochen. Besonders erschwerend ist, das Barrieren untereinander in vielerlei verschieden Wechselwirkungen treten können. Es gibt:

  • neutrale Barrieren (keine Beeinflussung durch andere Barrieren, beeinflusst selbst nicht andere Barrieren),
  • exogene Barrieren (keine Beeinflussung durch andere Barrieren, aber beeinflusst selbst eine große Zahl anderer Barrieren),
  • endogene Barrieren (Beeinflussung durch einige andere Barrieren, beeinflusst selbst nicht andere Barrieren),
  • doppelte Barrieren (Beeinflussung durch einige andere Barrieren, beeinflusst selbst andere Barrieren ). [Kern et al., 2008]

Die Größe dieser Herausforderung soll nicht abschrecken, sondern zu durchdachtem Herangehen anregen.
Eine mögliche Barriere (Das Firmenklima kritisch betrachten) habe ich bereits ausführlich vorgestellt. Welche anderen Barrieren gibt es noch? Kern et al. klassifizieren so (2008):

  • Auf individueller Ebene u.a. die Fähigkeit, Wissen zu teilen oder aufzunehmen, was sich in Problemen in der Kommunikation oder Vernetzung äußern kann.
    „Ich kann nicht für Ihre Datenbank beitragen.“ „Wenn ich anfange zu schreiben, wo soll ich denn da anfangen, wo aufhören?“ „Wen interessiert schon was ich schreibe?!“
  • Auf organisationeller Ebene, in dem bereits erwähnten Klima, der Organisation von Arbeitsprozessen; auch strenge Hierarchien sind eine Barriere.
    “Was ich aufschreibe, bleibt bei meinem Chef hängen und verlässt nicht unsere Abteilung, erreicht nie die Geschäftsführung!“
  • Auf der Ebene der Technologie ist die Verfügbarkeit von Technologie und deren Leistungsfähigkeit/Leistungsumfang eine Barriere bei mangelhafter Infrastruktur oder schlechter Usability.
    „Wir haben keine gemeinsamen Laufwerke.“ „Das ist so mühselig, die Datenbank zu befüllen, 100 Fenster muss ich abarbeiten und zum Schluss verliere ich den „roten Faden“.“

Diese Barrieren beseitigt man nicht anders, als es Ärzte mit Krankheiten versuchen: Krankheitssymptome feststellen, eventuelle Wechselwirkungen untersuchen, Ansatzpunkt für die Heilung finden und in verschiedenen Stärken Medizin verabreichen:

  • Es können kleine Schritte ausreichen, z.B. ein Schreibtraining für bestimmte Aufgaben/Medien.
  • Oder größere Maßnahmen, wie zum Beispiel team building.
  • Manchmal müssen generelle Veränderungen in der Firmenstruktur vorgenommen werden, wie Tausch von Rollen/Funktionen.

Kern et al. (2008) ermahnen auch hier zu einem ganzheitlichen Blick. Maßnahmen (kleine Schritte, größere Maßnahmen, Veränderungen der Firmenstruktur) müssen so ausgewählt werden, das sie dort wirken, wo sie benötigt werden: auf der individuellen Ebene, in einer Gruppe, der Organisation oder der Technologie.

Es gibt verschieden Ansätze Barrieren zu klassifizieren. Ich habe diesen Ansatz vorgestellt, da er meiner Meinung nach die beste ganzheitliche Handlungsanleitung bietet.

Zum Schluss noch ein Blick auf ein paar einzelne Barrieren gegen das Verschriftlichen von Wissen:

  • Keine Zeit. Wer fordert, das Mitarbeiter Projektberichte, lessons learned, Handlungsanleitungen, etc. aufschreiben und dafür keine Zeit gibt, wird keine Inhalte bekommen. Sicher ist heute für nichts mehr Zeit in unserer eiligen Welt, aber dann kommt auch nichts mehr heraus.
  • Geben Sie Zeitfenster. Geben Sie die Fähigkeit damit umzugehen. Sich vor ein leeres Papier, den leeren Bildschirm zu setzen und dann schreiben zu wollen, funktioniert in den seltensten Fällen und demotiviert dann. Neben Zeitfenstern helfen geschickte Herangehensweisen (u.a. Wer das Ziel kennt…, Zeit für Ideen, Kurz gesagt,…).
  • Kein Technologie know-how. Auf der Ebene der Technologie denken wir meist zuerst an nervende Tools oder eine unzureichende Infrastruktur. Auch gute Tools können u.U. Mitarbeiter überfordern und dann schreiben sie nichts hinein. Grund dafür ist nicht nur die Situation: die „digital natives“ können es und die 50+ können es nicht. Ich habe schon in beiden Altersgruppen andere Erfahrungen gemacht. Bei der Planung und Einführung von Tools muss man deshalb u.a. auch Zeit genug für eine gemeinsame Auswahl und langsames Hineinwachsen einplanen.
  • Das unangenehme Gefühl: „Ich kann nicht schreiben.“ Diese Barriere lässt sich sehr gut angehen. U.a. mit Pilotprojekten (Ein Zeichen setzen). Mit einem Vertrauensvorschuss (hier in Bezug auf wissenschaftliche Texte, aber auch für alle anderen Inhalte zutreffend): „Whatever your field, from education research to embryonic, you belong to a body of knowledge. The field only grows because people add to it: people like you, who have something to say. If they didn’t the field would atrophy, become stale and perhaps die altogether. That doesn’t mean everything you say must be brilliant or paradigm-busting. Perhaps your contribution is to revisit the body of knowledge with a new perspective or perhaps it’s only to synthesize what has remained unsynthesized.” „There are only two types of articles; those that are perfect and never get published, and those that are good enough and do.“ [Day 2008] Mit Coaching und Trainings.

Barrieren sind nicht einfach zu überwinden. Aber der Akt der Überwindung ist auch eine positive, aktivierende, energetisierende Arbeit, die uns zudem vielleicht wieder in Kontakt mit unserer Kreativität bringt. „Everyone is born creative; everyone is given a box of crayons in kindergarten. … They’re only crayons. You didn’t fear them in kindergarten, why fear them now?“ [MacLeod 2004]

Quellen:
[Kern et al., 2008] „Knowledge Barriers in CD&E Projects in the German Federal Armed Forces“ von Eva-Maria Kern, Michael Koch, Carolin Fiechter, Alexander Richter, in „Proceedings of the I-KNOW ‘08 and I-MEDIA 08“ Graz, Austria, September 3-5, 2008
[Day 2008] “How to Get Research Published in Journals” von Abby Day, Edition 2nd Revised edition, Gower Publishing Limited, Aldershot, February 2008
[MacLeod 2004] „How to be creative“ von Hugh MacLeod, ChangeThis Manifesto 6.05, 19. Oktober 2004

Foto: Von L_Avi aus SXC

Bisher in der Reihe “Warum schreiben meine Mitarbeiter nichts auf?” erschienen:
Teil 1: Einführung, Teil 2: Ein Zeichen setzen, Teil 3: Das Firmenklima kritisch betrachten

Mai 17, 2009 | Filed Under 1. Fachwissen verschriftlichen, Herausforderungen, Hilfen, Tipps & Tricks 

comments

Leave a Reply




  • Was ist serve2know?

    Artikel - serve2know möchte Sie zum Verschriftlichen von Fachwissen inspirieren und zu Chancen, Risiken und Nebenwirkungen informieren.

    Angebote - serve2know unterstützt Sie Ihr Fachwissen zu verschriftlichen.

  • Wer ist serve2know?

    Annette Hexelschneider - erfahren in vielen Bereichen des Informations- und Wissensmanagements, in verschiedenen Branchen ⁄ Ländern, auf Seiten der Mitarbeiter und auf Seiten des Managements - immer als serve2know-Frau.

  • Mehr serve2know?

    Wenn Sie über neue Inhalte ⁄ Schreibhilfen regelmäßig informiert werden möchten, können Sie hier den RSS-Feed abonnieren.