Warum schreiben meine Mitarbeiter nichts auf? - Teil 2

Inspirationen für Manager, Wissensmanager und andere Betroffene, um Motivatoren zu nutzen, Barrieren zu überwinden, Kreativität zuzulassen und Fitness zu trainieren.

Ein Zeichen setzen
Natürlich erarbeitet ein gewissenhafter Manager mit seinen Mitarbeitern einen Strategie, macht einen Plan, wenn er etwas verändern will. Wie schon im ersten Teil beschrieben, ist es auch keine triviale Herausforderung, Mitarbeiter zum Schreiben zu motivieren. Trotzdem plädiere ich dafür, nicht auf dem klassischen Weg zu beginnen. Schreiben – auch im Berufsalltag – hat mit Kreativität zu tun. Und auch das kreativste Strategie-Meeting lockt die für das Schreiben benötigte Art der Kreativität nicht hervor.

„Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne“ (Hermann Hesse). Setzen Sie ein kreatives Zeichen bevor sie sich Strategie und Planung zuwenden. Erlauben Sie (fast) alles! Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern, den Zauber eines kreativen, freien Anfangs zu kosten. Erlauben Sie ihnen Appetit zu bekommen, zu erkennen, welche Texte ihnen schmecken und welche nicht, welche Text-Rezepte sie gern ausprobieren möchten. Vielleicht gibt es ja einige Text-Spezialitäten-Köche, die bisher nie die Chance hatten diese ihre Fähigkeit zu zeigen.

Wie kann so ein Zeichen aussehen? Gebraucht wird eine begrenzte und leicht überschaubare Schreib-/Wissens-Transfer-Aufgabe,

  • in die viel Phantasie (Art der Inhalte, Art der Umsetzung) hineinpasst, damit Sie niemanden bremsen müssen,
  • die im engen Berufsalltag in überschaubarer Zeit mit überschaubarem Aufwand zu bewältigen ist,
  • an der viele Mitarbeiter mitarbeiten können,
  • bei der aber auch schon wenige Mitarbeiter ein Ergebnis erzielen, falls es keinen Teilnahme-Ansturm gibt,
  • deren Ergebnis entweder ein Meilenstein in der Firmengeschichte ist oder leicht aktualisierbar ist, damit dieses Zeichen nicht in Vergessenheit gerät.

Von einem wiki oder einem blog rate ich in diesem Zusammenhang ab. Das sind zu langfristige und große Unternehmungen.

Was für eine Schreib-/Wissens-Transfer-Aufgabe Sie wählen, hängt von Ihrer betrieblichen Situation ab. Hier ein paar Ideen:

  • Chronik bzw. Festschrift. Vielleicht steht ein Jubiläum an, ein Jubiläum der Firma oder einer Produktlinie. Eine vom Umfang her überschaubare Publikation bietet Raum für die eher nüchtern schreibenden Kollegen (Zahlen, Daten, Fakten, Beschreibungen) genauso wie für die eher lebendiger schreibenden Kollegen (Beschreibungen, Geschichten/Erlebnisse). Editiert und gestaltet, kann sie danach intern oder extern verbreitet werden. Und zum nächsten Jubiläum aktualisiert werden, damit dieses Zeichen nicht aus dem Bewusstsein verschwindet.
  • Best practices oder goldene Regeln. Sammeln sie die 10 Erfolgskriterien für eine bestimmte betriebliche Aufgabe, für die so eine Sammlung nützlich ist. Austausch kommt in Gang, Mitarbeiter können ihre Erfolgskriterien beitragen, z.B. in Kurz- und Langversion und im O-Ton, der die best practices/goldenen Regeln auch glaubhafter macht. Jährlich aktualisierbar.
  • Porträts. Im Intranet, in der Betriebszeitung, … Eine Serie, geschrieben von Kollegen für Kollegen. Die Betriebsrätin porträtiert den Vorstandsvorsitzenden, der Controller die Dame aus dem Vertrieb. Mal abgesehen vom unvermeidlich besseren Kennenlernen, ein relativ leichter Schreibzugang. Je nach Größe der Firma über längere Zeit fortführbar, bei neuen Mitarbeitern wiederholbar.
  • Story-Storming. Story Storming ist Story Telling in einer Großgruppe. Im Briefing zu Beginn wird die Art und Weise des Ablaufs erklärt und das betrieblich relevante Thema der Geschichten aus dem Firmenalltag vorgegeben. Dann finden sich die Mitarbeiter an Tischen zusammen, wechseln diese im Lauf der Veranstaltung nach einem bestimmten Muster und transportieren dabei die Geschichten. Mit überraschenden Ergebnissen: „Ich hatte teilweise Leute am Tisch, mit denen ich schon viele Jahre in der Firma zusammenarbeite. Und ich kannte all diese Geschichten gar nicht!“. Im Rahmen des Ablaufs kann auch definiert werden, das und wie Geschichten aufgezeichnet und später aufgeschrieben werden. [1] Jährlich mit anderen Themen wiederholbar.
  • …

Diese „Zeichen“ sind aktivierende Pilotprojekte. Im Artikel „Einführung und Verankerung von Wissensmanagement“ [2], den ich gemeinsam mit Johann Risak, Getraud Denscher und Manfred Bornemann verfasst haben, sind wir der Meinung: „Experimente und Prototypen sind im Rahmen von Pilotprojekten geeignete erste Aktivitäten zur Einführung oder zum Testen von Wissensmanagement-Methoden.
Teil- oder holistische Experimente können zeigen, wo Probleme oder mögliche Erfolge der Überlegungen, Ideen bzw. Aktivitäten (known unknows) liegen und im kleinen Umfang können Interaktionen zwischen Einflussgrößen (unknowns unknows) ausgetestet werden.
…
Pilotprojekte bieten vielfältige Chancen um

  • in einem noch kleinen Rahmen Wissensmanagement als Technik auszuprobieren,
  • einen möglichen Nutzen von Wissensmanagement greifbar zu machen,
  • Referenzen für die Wirksamkeit zu gewinnen,
  • Mitarbeiter und Manager zur Anwendung von Wissensmanagement hinzuführen,
  • Eintrittsbarrieren für Wissensmanagement zu reduzieren und
  • Wissensmanagement in Schwung zu bringen.“

Was hier für das Wissensmanagement generell beschrieben wird, gilt auch für die o.g. Schreib-„Zeichen“ zum Verschriftlichen von Wissen. Auf spielerisch experimentelle und offene Weise kann sich jede/r auf einfach ausprobieren. Die Analyse der Ergebnisse und des Wegs dahin bietet Aufschlüsse für die nächsten systematischen Schritte hin zum Schreiben von Fachinhalten im betrieblichen Kontext.

Quellen:
[1] „Storytelling. Das Praxisbuch“ von Karolina Frenzel, Michael Müller, Hermann J. Sottong, Hanser Wirtschaft, Oktober 2006
[2] „Einführung und Verankerung von Wissensmanagement“ von Johann Risak, Getraud Denscher, Manfred Bornemann, Annette Hexelschneider, Jahrbuch 2005 der Plattform Wissensmanagement (Hrsg.), Wien, 2005

Bisher in der Reihe “Warum schreiben meine Mitarbeiter nichts auf?” erschienen:
Teil 1: Einführung

Foto: Von KLatham aus SXC

Mai 9, 2009 | Filed Under 1. Fachwissen verschriftlichen, 2. Fachtexte transferieren, Hilfen, Tipps & Tricks, Storytelling 

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